Cách xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất

Một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và tỉ mỉ luôn là yếu tố quyết định trực tiếp đến thành công của sự kiệnYếu tố quan trọng ảnh hưởng  thành công hay thất bại của sự kiện có thể nói đó chính là bản kế hoạch



Muốn có được 70% sự thành công,g trước hết bạn phải xây dựng một bản kế hoạch thật tốtDưới đây là cách xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện cho các bạn sau hơn 10 năm hoạt động mà Đại Lâm xin được phép chia sẻ


1.     Phân loại sự kiện cần tổ chức và xác định mục tiêu cho sự kiện


Đầu tiên bạn phải định hình được loại sự kiện mà bạn muốn tổ chức là gì: Lễ cưới, tân gia, lễ khánh thành,..Từ việc xác định loại sự kiện mà bạn đang cần tổ chức, bạn có thể định hình được các hạng mục mà bạn phải thực hiện cũng như trở thành nền tảng quan trọng giúp xây dựng sườn kế hoạch chương trình của sự kiện sau này.


Công việc quan trọng tiếp theo quyết định độ chính xác của bản mẫu kế hoạch bạn sắp xây dựng chính là xác định mục đích và mục tiêu của sự kiệnMục đích bạn xác định: Tri ân khách hàng tin tưởng sử dụng dịch vụ công ty bạn thời gian qua.


2. Đối tượng của sự kiện bao gồm những ai?


Xác định đối tượng của sự kiện rất quan trọng vì nó sẽ là cơ sở giúp bạn lập kế hoạch cho sự kiện.Đó có thể là các nhòm nghệ sỹ, ca sỹ, vũ công,.. Có thể gọi chung là các nhóm nhân sự cho sự kiện.


Đối tượng thứ hai của sự kiện chính là nhóm đối tượng tham dự: Bao gồm khách mời chính của sự kiện, những khách qua đường muốn ghé  thăm.Để chắc chắn về số lượng khách sẽ tham dự, trước một tuần hãy gửi thư mời cho khách và trước hai ngày diễn ra sự kiện hãy gọi điện xác nhận xem phản hồi của khách hàng để chốt số lượng khách sẽ tham gia.


3.       Tạo thông điệp ý nghĩa cho sự kiện


Thông thường một chương trình luôn mang Doanh nghiệp luôn phải xây dựng một thông điệp rõ ràng  không chỉ vì “Thông điệp sự kiện” là thông điệp của sự kiện mà còn mang bản sắc, ý nghĩa riêng của nó.


4.       Xác định thời  gian và địa điểm tổ chức sự kiện


Sau khi thông điệp của sự kiện được xác định, bạn cần xác định địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện.Việc này thực hiện càng sớm thì càng giúp ích cho kế hoạch xây dựng truyền thông cho sự kiện, bởi địa điểm và thời gian sẽ được ghi vào trong thư mời  và gửi tới các khách mời.


5.    Lập chương trình tổ chức sự kiện


Muốn có một chương trình hoàn hảo, bao giờ bạn cũng cần phải xây dựng một khung chương trình tổ chức sự kiện, càng tỉ mỉ, chi tiết càng tốt. Việc xây dựng khung chương trình cần bám sát vào những vấn đề chính của sự kiện như các phần bên trên đã đề ra.Trang thiết bị, nhân sự cho sự kiện cũng cần phải được liên lạc và chuẩn bị sẵn.


6.     Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện


Kế hoạch truyền thông đóng vai trò thu hút người tham dự và giúp nhiều người biết đến sự kiện hơn.



Dưới đây là một vài lưu ý hữu ích cho bạn.


-Xác định phương pháp sẽ được sử dụng để công bố công khai các sự kiện hoặc hoạt động sử dụng để tuyên truyền cho sự kiện.


-Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện phương pháp tổ chức sự kiện: Ai sẽ là người phát tờ rơi, phát ngôn trước báo chí, phương tiện truyền thông,..


-Các thông tin của sự kiện khi công khai cần phải có sự chọn lọc.


– Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.


  – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.


7. Xây dựng ngân sách


Bạn nên tránh để thiếu  sót các hạng mục bởi có thể thiếu hụt ngân sách thực hiện chương trình, đồng thời bộc lộ sự thiếu chuyên nghiệp và gây ấn tượng xấu trong lòng khách hàng.Mục nào có thể bớt được thì nên giảm thiểu đi.Ngoài ra để tích lũy thêm kinh nghiệm bạn nên đánh giá hiệu quả trước và sau khi thực hiện, điều này giúp ích rất nhiều cho bạn trong các sự kiện tiếp theo.

Leave a Reply

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *